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Consejos para una oficina tecnológica

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La oficina tecnológica es una realidad, no importa de qué sector empresarial hablemos. Todas las empresas necesitan adaptarse a esta nueva era incorporando herramientas útiles para su trabajo que les ayude a asegurar y mejorar su negocio.

¿Qué es una oficina tecnológica?

El uso de la tecnología ha penetrado en el mundo empresarial. Las oficinas tecnológicas se han popularizado porque brindan herramientas avanzadas que no encontramos en otras modalidades de oficina.

El formato de trabajo está cambiando y digitalizar la información la resguarda. Además, permite crear historiales organizados y facilita la edición de los documentos. Toda esta tecnología ha llegado para quedarse. Incluso si te gusta tu estilo de trabajo tradicional, es necesario que insertes aspectos electrónicos que te permitan estar actualizado y en vanguardia.

La oficina tecnológica es aquella adaptada con las novedades tecnológicas que le permiten trabajar en remoto y hacer muchas funciones que antes podían parecer imposibles. Desde trabajar a distancia, solo o en equipo, a contactar con tus clientes, gestionar tus almacenes, guardar tu información... La tecnología llega a todos los niveles de la empresa y nos ayuda a mejorar y controlar de forma más eficiente.

La tecnología nos permite llegar un paso más allá y nos facilita la labor diaria. Por ello, tu empresa también necesita una oficina tecnológica, adapta a la nueva realidad.

Tecnología

Consejos para una oficina tecnológica El primer paso para dar el salto de una oficina tradicional a una electrónica, es tener una conexión estable a Internet. Esta herramienta te mantendrá conectado con millones de personas alrededor del mundo, proveedores, clientes...Si tu socio se encuentra en Pekín y tú estás trabajando desde Madrid, puedes coordinar una reunión a través de plataformas como zoom.

Alcance global

Este factor de acercamiento no solo te permite contactar con socios y proveedores de manera digital. También permitirá que los servicios de tu empresa o los productos de tu negocio, lleguen a otras localidades en el mundo.

Ahora es mucho más fácil hacer negocios con cualquier punto del planeta. Con internet cualquier negocio puede tener un alcance global. Esto también supone que la competencia es global, por lo que cobra mucha importancia estar a la última en oficina tecnológica.

Elementos de la oficina tecnológica

Dispositivos inteligentes

Para hacer posible tu introducción en el mundo tecnológico de forma satisfactoria, es evidente que necesitarás equiparte con tecnología de primera calidad. Ubica teléfonos corporativos para que tus empleados puedan estar conectado. La comunicación efectiva promueve el avance de las organizaciones. Asimismo, puedes incluir ordenadores rápidos y de alta gama, tablets, televisores con pantallas amplías donde se muestren productos o se exhiba al público el trabajo de la empresa.

Conferencias en línea

Alinea todos los puntos y haz posible que en tiempos difíciles, como los que atravesamos con el COVID-19, todo tu personal pueda reunirse. Para ello, es necesario que se encuentre equipado con la mejor tecnología para que puedan mantenerse comunicados. Inclusive, las reuniones presenciales están siendo desplazadas. Ahora es posible conectarse en línea de manera que se establezca una distancia prudente en la corporación.

Herramientas para tu equipo

La ventaja de tener conexión a Internet es que puedes disfrutar de servicios y aplicaciones de manera inmediata. Por ejemplo, si estás confundido respecto a una reparación, o no estás seguro de una tarea que estás realizando.

Ahora puedes comunicarte con tu equipo vía Slack o trabajar en equipo con Asana y formarte con cursos online. Es necesario que nuestro equipo disponga de las herramientas necesarias que faciliten su trabajo y lo hagan más efectivo.

Nosotros también necesitamos poder controlar ese trabajo a distancia de una forma efectiva. Existen multitud de herramientas de software en el mercado que facilitarán todo tipo de tareas. Invertir en tecnología es lo que marcará la diferencia para tu empresa. Si te interesa no te pierdas nuestra guía sobre herramientas para el teletrabajo.

Diseño 3D

Las empresas más innovadoras invierten en tecnología 3D para mostrar proyectos a los clientes o al equipo encargado. Tanto de manera física como a través de aplicaciones que facilitan esta modalidad. Si quieres una oficina tecnológica debes incorporar este tipo de programas. De forma que cualquier proyecto pueda ser mostrado de forma virtual a sus potenciales compradores. Esto ayuda mucho a la visualización y comprensión de los proyectos. Por lo que se constituye en una herramienta de apoyo muy valiosa para los comerciales.

Redes sociales

Si quieres tener una oficina electrónica, no pueden faltar las redes sociales. Asegúrate de contar con un especialista en contenido y comunicaciones.

Debes estar al tanto de la pauta en cuanto a publicidad y estrategias de mercadeo. Las RRSS están en continuo cambio y necesitamos un verdadero profesional, pero también debes desarrollar una estrategia clara que te ayude a posicionar a tu empresa. Publica Reels, IGTV, historias y publicaciones, así estarás en constante comunicación con tus clientes.

Debes cuidar también que la respuesta a las dudas de los clientes sea rápida y efectiva. Las redes tienen una gran exigencia pero también pueden ser una gran ayuda para desarrollar tu marca a nivel global.

Elementos de la oficina tecnológica

Con todas estas herramientas podrás darte a conocer sin necesidad de intermediarios. Existen muchas empresas especializadas en publicidad online que podrán recomendarte cual es la mejor estrategia en tu caso. Dependiendo del tipo de negocio, hay redes más indicadas o que nos permiten buscar mejor a nuestro público objetivo. Déjate aconsejar por especialistas para acertar.

Compras inmediatas

Otra ventaja de modernizar tu oficina es que tus trabajadores podrán realizar compras inmediatas a través del comercio en línea. Sin necesidad de largas esperas.

Nuestra tienda de sillas de oficina cuenta con servicio de transporte y entrega rápida.

Antes de lanzar una tienda online hay que asegurarse de que tanto la logística como la paquetería están preparados. Por ello, de nuevo debemos buscar especialistas en este campo. Si lo que deseamos es que nuestra tienda online sea un éxito debemos invertir para después tener beneficios. Pero la inmediatez y el alcance global pueden ser de gran ayuda para empresas especializadas.

Mobiliario óptimo

Por supuesto, no puede faltar el mobiliario ergonómico y cómodo. Elegir el mobiliario de oficina adecuado nos ayudará a trabajar mejor y con más efectividad.

Cuenta con mesas de oficina tecnológicas capaces de aguantar cierto peso y con una cantidad específica de almacenamiento. No olvides llevar la tecnología a tus sillas y demás mobiliario.

Es importante cuidar de la salud postural mientras se trabaja, por lo que las sillas de ordenador ergonómicas son especialmente importantes.

El boom del teletrabajo ha aumentado mucho la demanda de sillas para trabajar en casa. Esto se debe a que si pasas 8 horas al día en una silla necesitas que sea una silla adecuada. Después de dos horas en una silla normal empezarás a sentir molestias que pueden derivar en problemas graves si no buscamos una solución. Por ello, se recomienda dejarnos aconsejar y invertir en una silla ergonómica que dé soporte a nuestra espalda.  

Decoración en tu oficina tecnológica

Por supuesto, los colores no pueden faltar para que tu oficina marque tendencia. Deja tu creatividad volar e inspírate en las nuevas tecnologías. Si te especializas en sectores creativos, podrías decorar las paredes de tu oficina con color y con motivos estimulantes.

Las empresas de videojuegos o tecnológicas crean zonas de juego y diversión para sus empleados, así como zonas de descanso donde se puede trabajar de una forma más informal. Las salas para reuniones informales también son una de las nuevas modas.

Pizarras o pantallas táctiles

Una opción novedosa es utilizar pizarras inteligentes para que todo el equipo se encuentre sincronizado. Además, existen pantallas táctiles y editables para corporaciones, que cambiarán el panorama de tu oficina. Si no te acostumbras a esta tecnología, o está fuera de tu presupuesto, puedes ir escalando posiciones. Comenzar con aplicaciones de trabajo colaborativo es una manera económica y funcional de aprovechar la tecnología.

Almacenar y guardar información en una oficina tecnológica

¿Qué es una oficina tecnológica?

Recuerda que las empresas deben tener documentos respaldados e información de su historia corporativa. En el caso de los hospitales, tienen que mantener las historias clínicas de los pacientes por hasta diez años. Y algo similar sucede con la información legal y contable de la empresa.

Acumular tantos papeles en una oficina, puede ser un verdadero reto. En ocasiones, la información suele extraviarse o deteriorarse. Contar con sistemas de gestión de la información es un requerimiento hoy en día. Guarda el máximo posible de información en formato electrónico, esto te ayudará a encontrar todo mucho más rápido. Es más seguro, puedes almacenar mucho más y lo encontrarás mucho más rápido. Además de ser mucho más sostenible y ayudar al medio ambiente, lo que nuestros clientes seguro valorarán.

Pero no todo es tan sencillo. Debemos tener en cuenta que los cambios pueden ser difíciles de procesar. Quizás a parte de nuestro equipo le cueste adaptarse a estos cambios. Formar a tu talento humano es vital, para que todos trabajen bajo una misma línea de conocimientos y objetivos. Sin importar la edad, todos deben utilizar los dispositivos electrónicos., así como familiarizarse con las nuevas tecnologías. Por ello, la formación de los equipos humanos es una de las tareas más importantes que afrontará nuestra empresa cuando queramos implementar una oficina tecnológica. Seguro que los beneficios que obtendremos, muy pronto compensarán el esfuerzo que hemos hecho.